Одам савдосига қарши курашиш бўйича республика идоралараро комиссиясининг 2017 йил «16» июндаги йиғилишининг баённомасига 6-илова
Одам савдосига қарши курашиш бўйича Идоралараро
комиссияларда иш юритиш ва ҳужжатлар билан
ишлаш тартиби тўғрисидаги
Одам савдосига қарши курашиш бўйича Республика Идоралараро комиссияси, Қорақалпоғистон Республикаси, вилоятлар, Тошкент шаҳар ва туман (шаҳар) одам савдосига қарши курашиш бўйича ҳудудий Идоралараро комиссияларида (кейинги ўринларда комиссиялар деб юритилади) иш юритиш ва ҳужжатлар билан ишлаш мазкур Йўриқномага мувофиқ амалга оширилади.
Мазкур Йўриқнома ҳужжатларни қабул қилиш, рўйхатга олиш, кўриб чиқиш, расмийлаштириш, жўнатиш, назорат ишлари ва йиғма жилдларни шакллантириш, сақлаш ҳамда архивга топшириш тартибини белгилайди.
Комиссияларда иш юритиш ва ҳужжатлар билан ишлаш бевосита ишчи орган раҳбари томонидан амалга оширилади. Янги тайинланган масъул котиб мазкур Йўриқнома талаблари билан таништирилиши лозим.
Комиссияларнинг асосий йўналишлари ва соҳаларига мувофиқ ҳужжатларни ҳисобини юритиш мақсадида мазкур Йўриқноманинг
1-иловасида назарда тутилган рўйхатга олиш китоблари юритилади.
Комиссияга келиб тушган ва иш юритувга қабул қилинган барча ҳужжатлар тегишли китобларда рўйхатга олинади.
Ҳужжат аҳамиятига эга бўлмаган прейскурант, тавсифнома, эълон, конференция ва йиғилиш дастурлари, таклифнома, табрикномалар, агарда улар расмий хат билан жўнатилмаган бўлса рўйхатга олинмайди.
Рўйхатга олиш китоблари қоида тариқасида ҳар бир ҳисобот йили учун алоҳида юритилади. Агар китобнинг саҳифалари тўлмаган ва кейинги йиллар учун ҳам етарли бўлса, у давом эттирилиши мумкин.
Рўйхатга олиш китобларининг саҳифалари рақамланган, ип билан тикилиб, ишчи орган раҳбарининг имзоси билан тасдиқланган ва тегишли тартибда хисобга олинган бўлиши керак.
Рўйхатга олиш китобларининг саҳифаларини йиртиш, уларга ўзгартириш ва тузатишлар киритиш тақиқланади.
Агар узрли сабаблар билан китобга ўзгартириш ва тузатиш киритиш зарурати пайдо бўлса, бу ҳақда тегишли ёзув киритилади ҳамда комиссия раисининг имзоси билан тасдиқланади.
III. Ҳужжатларнинг ижро этилиши
Ижро муддати кўрсатилган ҳужжат (ариза, шикоят қарор, кўрсатма ва х.к)лар шу муддат ичида кечиктирилмай ҳал этилади.
Ҳужжат, ариза ва шикоятнинг ҳал қилиниши муддати улар тегишли комиссияга ёки унинг ишчи органига келиб тушган кундан бошланади. Агар ижро муддатининг охири дам олиш кунларига тўғри келса, ижро муддати тугаши навбатдаги иш куни деб ҳисобланади.
Хужжатнинг ижросини узрли сабабларга кўра ўз вақтида бажариш имкони бўлмаган тақдирда ижрочи ходимнинг тегишли билдиргиси асосида комиссия раиси ёки унинг ўринбосари томонидан бир ойгача бўлган муддатга узайтирилиши мумкин.
Агар назоратдаги ҳужжатнинг ижроси давомли бўлса (ойлик, чорак, ярим йил, бир йил ва ҳоказо) назорат йиғма жилди очилади ва унинг ижросига тааллуқли бўлган барча ҳужжатлар хронологик тартибда жамлаб борилади.
Ижро этилган ҳужжатлар тегишли назорат ишлари, ҳужжатлар йиғма жилдига тикилади.
Ижро этилган ҳужжатлар уларнинг тури ва мазмунига қараб гуруҳланади ҳамда тегишли йиғма жилдга жойланади.
Комиссияларда асосий йўналиш ва соҳаларига биноан мазкур Йўриқноманинг 2-4-иловаларига мувофиқ ҳужжатлар йиғма жилди номенклатураси ишлаб чиқилади. Йиғма жилд номенклатурасида комиссиянинг барча иш ҳужжатлари ва китоблари ўз ифодасини топиши керак.
Йиғма жилд номенклатураси ишчи орган раҳбари томонидан тузилиб, котибият мудири билан келишилгандан сўнг комиссия раиси томонидан тасдиқланади.
Йиғма жилд номенклатурасини тузишда ҳужжатларни сақлаш муддатига риоя қилинади. Йиғма жилдларнинг номланиши номенклатурага мувофиқ келиши керак.
Йиғма жилд номенклатураси ҳар йили тузилади ва ҳисобот йилининг
1 январь кунидан бошлаб амалга киради.
Йиғма жилд номенклатураси уч нусхада тузилиб, унинг асли тегишли йиғма жилдда сақланади, иккинчисидан иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси – котибиятда туриши керак.
Ечими бир йилдан ортиқ муддатда ҳал бўладиган масалалар юзасидан ишлар ҳар йилги номенклатурага киритилади. Номенклатурага киритилган ҳар бир йиғма жилдга рақами берилади.
Ҳужжатлар йиғма жилдини юритишда қуйидагиларга риоя қилиш зарур:
йиғма жилдга фақат ижро этилган, тўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни жойлаштириш;
битта масаланинг ҳал қилинишига тааллуқли барча ҳужжатларни биргаликда, иловаларни асосий ҳужжатлар билан биргаликда жойлаштириш;
йиғма жилдда бир календарь йилга оид ҳужжатларини гуруҳлаш (йилдан-йилга ўтувчи ҳужжатлар йиғма жилдлари бундан мустасно);
йиғма жилдларда доимий ва вақтинчалик сақланадиган ҳужжатларни алоҳида гуруҳлаш;
йиғма жилдга қайтарилиши лозим бўлган ҳужжатлар, ортиқча нусхалар, қўлёзмаларни жойламаслик.
Шунингдек, йиғма жилд жами 250 варақдан ошмаслиги керак, агар ундан ортса, мазкур йиғма жилднинг иккинчи жилдини юритилади.
Ҳужжатлар турлари бўйича ва иловалар билан хронологик тартибда гуруҳланади.
Ёзишмалар, қоидага кўра, календарь йил даври бўйича гуруҳланади ва хронологик тартибда кетма-кет туркумланади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин жойлаштирилади.
Ўтган йилда бошланган муайян масала бўйича ёзишмалар қайта бошланганида, ўтган йилги йиғма жилд рақами кўрсатилгани ҳолда, жорий йилнинг йиғма жилдига киритилади.
Ҳисобот йили тугагач, йиғма жилдлар нарядлардан бўшатилади ва уларнинг ҳар бири алоҳида, ўрнатилган тартибга мувофиқ ҳолда тикилади. Бунда йиғма жилдлар муқоваланади ва уларнинг номлари ёзилади, варақларига тартиб рақамлари берилади ҳамда ҳужжатларнинг ички рўйхати тузилиб, муҳрланади.
Йиғма жилд саҳифалари қора қаламда варақнинг юқори ўнг бурчагига тартиб рақами билан белгиланади.
Варақ букланган ва ўртасидан тикилган бўлса, у иккита варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Алоҳида вараққа ёзилган резолюция тегишли ҳужжатга елимланади ва унга алоҳида тартиб рақами берилади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган йиғма жилд муқоваси белгиланган шакл бўйича расмийлаштирилади.
Муқовадаги сана ҳужжатлар йиғма жилдининг юритиш бошланган ва тугалланган кун, ой ва йилига мувофиқ келиши керак.
Бир неча жилдлардан (қисмлардан) иборат бўлган ҳужжатлар йиғма жилдлари муқовасига ҳар қайси жилд (қисм) ҳужжатларнинг охирги санаси қўйиб чиқилади.
Иш юритувга қабул қилинган ариза, шикоятлар, шунингдек, комиссия қарорлари юзасидан Йўриқноманинг 5-иловасига мувофиқ назорат иши юритилади.
Ҳар бир иш ёки битта масала юзасидан тўпланган ҳужжатлар бўйича фақат битта назорат иши юритилади.
Агар бирон-бир иш ёки муайян масала юзасидан ёзишмалар бир неча йил давом этадиган бўлса, шикоят ва бошқа ҳужжатлар шу назорат иши ичида хронологик тарзда жамланиб борилиши керак.
Мурожаат этувчининг шахсий ҳужжатлари уларга бериладиган жавоб хатлари билан бирга қайтарилиши лозим.
Лекин зарурат туфайли қайтарилмай турган ҳужжатлар алоҳида конвертга солиниб, назорат ишининг охирги жилдига тикиб ёки конвертда елимланиб қўйилиши керак.
Икки ёки ундан ортиқ назорат ишлари бирлаштирилганда ҳар бир назорат ишидаги ҳужжатлар хронологик тартибда тахланиб тикилади.
Назорат ишларининг ҳар бири жилди билан бирга тикилиб, варақлари қайтадан рақамланади.
Ҳужжат ижро этилгач ва масала ўзининг қонуний ечимини топгач, назорат ишлари ўрнатилган тартибга мувофиқ тикилади.
Бунда ишлар саҳифалари муқоваланади ва уларнинг номлари ёзилади, варақларга тартиб рақамлари берилади ҳамда ҳужжатларнинг ички рўйхати тузилади.
Назорат иши варақлари қора қаламда варақнинг юқоридаги ўнг бурчагига тартиб рақами билан белгиланади.
Имзоланган ҳужжатларни тегишли манзилларга жўнатишдан олдин уларнинг тўғри расмийлаштирилганлиги, сана ва чиқиш рақамлари ҳамда иловаларининг мавжудлигига эътибор қаратилиши лозим.
Жўнатиш учун топширилган ҳужжатлар ўша куннинг ўзида ёки келгуси иш кунидан кечиктирилмасдан жўнатилиши лозим.
Шошилинч ҳужжатлар, телетайпограммалар зудлик билан етказилиши керак. Ижроси дарҳол ёки қисқа муддатларда таъминланиши зарур бўлган ҳужжат нусхалари факс орқали юборилиши мумкин. Бунда ҳужжатнинг асл нусхаси умумий тартибда юборилади.
Ҳужжат ижро қилинганидан сўнг, уни қачон ижро қилинганлиги, қаёққа юборилганлиги, муаллифга жавоб берилганлиги, назорат ишига ёки ҳужжатлар тўпламига тикилганлиги тўғрисида мазкур ҳужжатни қайд этиш китобида белги қўйилади.
Комиссияга келиб тушган жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари (ариза, шикоят, таклифлар ва ҳужжат (илтимоснома ва ҳ.қ)лар бошқа идораларга юборилса, уларни юбориш тўғрисидаги хатларнинг бир нусхаси тегишли йиғма жилдда жамлаб борилади.
Келиб тушган мурожаатларда қўйилган масалаларни ҳал этиш Комиссия ваколат доирасига кирмаган тақдирда бу каби мурожаатлар беш кунлик муддатдан кечиктирмай тегишли органга юборилиб, бу ҳақда урожаат этувчига ёзма ёхуд электрон шаклда хабар қилиниши шарт.
Агарда мурожаатлар комиссияда ҳал этилган бўлса, улар юзасидан назорат иши очилиб, унга тўпланган ҳужжатлар жамланиб борилади.
Назорат ишлари ва уларнинг муқовалари Йўриқномада белгиланган тартибда юритилади. Назорат ишлари йиғма жилдларга тикилмайди.
VIII. Ҳужжатларнинг сақланишини таъминлаш
Масул котиб иш юритувида бўлган ҳужжатларнинг сақланиши учун жавобгардир. У хизматга оид бўлган барча маълумотларни ошкор этмаслиги, хизмат ҳужжатларини йўқолишига олиб келувчи қонунбузилишларга йўл қўймаслиги лозим.
Назорат ишлари ва бошқа ҳужжатлар юритилган кундан бошлаб, то уларни архивга топшириш ёки улар йўқ қилингунга қадар хизмат хоналарида ёки махсус ажратилган хоналарда сақланиши керак.
Ҳужжатларни идорадан заруратсиз олиб чиқиш мумкин эмас.
Архивга ижро қилинган ҳужжат, ариза, шикоятлар, назорат ишлари ва рўйхатдан ўтказиш китоблари ҳамда бошқа ҳужжатлар топширилади.
Ҳужжатларни архивга топширишдан олдин ҳужжатлар бирма-бир текширилиб, сараланади ва тартиб билан тикилади.
Ҳужжатлар архивга топшириш учун тайёр бўлганидан сўнг уларнинг рўйхати тузилади.
Қабул қилиш-топширишни амалга оширувчи ходимлар томонидан рўйхатнинг барча нусхаларига ҳужжатларнинг сони, қабул қилиш санаси ва фамилиялари кўрсатилиб, имзо қўйиши керак.
Ушбу рўйхатнинг биринчи нусхаси архивда қолади, иккинчиси эса масъул котибга қайтарилади.
Агар ҳужжатларни зарурат туфайли архивдан олишга тўғри келса ёки ҳужжатларнинг асли ёхуд нусхасини олишга эҳтиёж сезилса, комиссия раисларининг рухсати билан йўл қўйилади.
Архивдан олинган ҳужжатларга бирор-бир белги қўйиш ёки ёзувлар киритиш тақиқланади.
Архивдан олинган ҳужжатлар, зарурат тугаши биланоқ, бироқ
3 кундан кечиктирмасдан архивга қайтарилиши керак.
© 2024 Одам савдосига ва мажбурий меҳнатга қарши курашиш миллий комиссияси - Одам савдосига қарши курашиш масалалари бўйича кичик комиссияси
